La fonction Publipostage de Word permet de créer un lot de lettres ou de courriels personnalisés pour envoyer à vos correspondants. Pratique pour informer vos contacts de votre nouvelle adresse si vous déménagez.
Le processus du publipostage se fait en trois étapes :
Publipostage – Document type
L’étape 1 de ce processus consiste à créer le document type. Quel document sera envoyé à vos correspondants? Une lettre, un courriel, une enveloppe? Ce processus se fait à partir du groupe Démarrer la fusion et le publipostage à l’aide du bouton Démarrer la fusion et le publipostage. Pour nos abonnés avec forfait, visualisez la capsule Word – Démarrer la fusion et le publipostage.
Publipostage – Source de données
L’étape 2 consiste à relier la base de donnéeset les informations de vos contacts. Il peut s’agir des contacts Outlook ou d’une base de données dans un tableau Word ou préférablement fait dans Excel. Une fois la base de données créée, il sera possible de la relier au document type à l’aide du bouton Sélection des destinataires. Pour nos abonnés avec forfait, visualisez la capsule Word – Créer une liste de destinataire pour publipostage.
Publipostage – Résultat
L’étape 3 de ce processus se divise en deux. La première partie consiste à intégrer les champs de fusion dans le document type, tels que le nom, prénom, adresse à qui vous envoyez l’information. Les champs sont disponibles dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion à l’aide du bouton Insérer un champ de fusion.
Une fois les champs insérés vous êtes prêt à démarrer le processus du publipostage en cliquant sur le bouton Terminer et fusionner.
Pour nos abonnés avec forfait, visualisez les capsules Word – Insérer des champs de fusion et Word – Effectuer la fusion.
Un nouveau document s’ouvrira à l’écran contenant autant de nombre de pages que le nombre de correspondants. Attention, si votre envoi se fait par courriel, cette action acheminera automatiquement un courriel à tous vos correspondants. Il est préférable de faire des tests avant d’effectuer l’envoi officiel.
Pour nos abonnés avec forfait, ne manquez pas le thème Créer un publipostage pour connaître toutes les étapes et les personnalisations à réaliser lors d’un publipostage.
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