Word – 5 fonctions indispensables

On vous présente par le biais de fonctions indispensables les bonnes pratiques à adopter pour travailler. Cette fois-ci dans Word. Voici donc cinq fonctions nécessaires et indispensables à utiliser dès maintenant.

Inspecter le document

Tout d’abord, lorsque vous partagez un document Word par courrier électronique, vous transmettez également des informations dites confidentielles, que l’on nomme Métadonnée (Métadata). On parle ici d’une date de création, du nom de l’auteur et aussi de commentaire ou marque de révision. Votre étape finale, lorsque vous envoyez un document dont la fonction Suivi des modifications a été utilisée, sera d’inspecter le document afin de vous assurer qu’il n’y a plus aucune trace de ces modifications.

Ainsi, démarrez l’inspection en cliquant sur l’onglet Fichier. Puis, cliquez sur Vérifier l’absence de problème. Finalement, cliquez sur Inspecter le document.

Pour en savoir plus, visualisez la vidéo capsule Inspecter le document.

Également, pour en connaître davantage sur les données dans un document, visualisez la vidéo capsule Identifier les propriétés d’un document.

Saut de sections

Word fonctionne par section pour obtenir des mises en page différentes. Un document contient une seule section par défaut; tous les formats de mise en page y sont appliqués peu importe le nombre de pages. Dès que vous désirez une mise en page différente pour certaines pages, par exemple basculer de l’orientation Portrait à Paysage pour certaines pages, vous devez obligatoirement appliquer ces formats dans une autre section.

Cette notion de section s’applique également pour tous les en-têtes et les pieds de page différents.

Pour créer une section, insérez le curseur à la fin d’une page et cliquez sur l’onglet Mise en page puis cliquez sur le bouton Saut de page. Enfin, sélectionnez Page suivante de la partie Saut de Section.

Pour en savoir plus, visualisez les vidéos capsules Manipuler les sauts de section et Personnaliser des en-têtes et des pieds de page différents.

Comparer

La fonction Comparer existe depuis le début des temps de Word. Cependant, elle demeure encore à ce jour méconnue, et pourtant! Elle vous permet de connaître les modifications qui ont été apportées à des documents. Par exemple, vous envoyez un contrat à votre client par courrier électronique et il vous le retourne en vous mentionnant qu’il a un peu modifié votre texte… Dès lors, vous utiliserez la fonction Comparer pour connaître les textes modifiés.

Pour faire une comparaison, cliquez sur l’onglet Révision et sur le bouton Comparer. Sélectionnez Comparer. À l’aide du bouton Parcourir, sélectionnez le document original (votre copie) dans la partie de gauche et le document modifié (celle du client) dans la partie de droite. Cliquez sur Ok.

Un document s’ouvrira à l’écran indiquant, selon différentes mises en forme (rouge, barré), la suppression ou l’ajout de texte depuis le document original.

Pour en savoir plus, visualisez la vidéo capsule Comparer des documents.

Presse-papiers

Une autre fonction méconnue et tellement pratique est l’utilisation du volet Presse-Papiers. Cette fonction permet de cumuler jusqu’à 24 éléments dont du texte et des images que vous copiez ou coupez, peu importe l’application.

Très pratique quand on sait que l’utilisation de la fonction Copier et Couper ne permet qu’une action à la fois.

Pour afficher le volet du Presse-Papiers, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue du groupe Presse-Papiers.

Si vous copiez ou coupez du texte, vous remarquerez qu’il se cumule dans le volet. Par la suite, insérez le curseur aux endroits désirés, sélectionnez l’élément désiré du volet et collez.

Pour en savoir plus, visualisez la vidéo capsule Office – Couper-Copier-Coller.

Styles

La meilleure façon de travailler, et surtout de maximiser votre temps de production dans Word, est d’utiliser des styles. Ceux-ci permettent d’appliquer rapidement un ensemble de mises en forme aux paragraphes et aux titres. Vous obtiendrez alors des documents homogènes constants sans y avoir investi des heures. C’est aussi grâce aux styles que vous obtiendrez, entre autres, une table des matières automatisée et la numérotation des titres.

Pour utiliser les styles, insérez le curseur dans un paragraphe. Ensuite, cliquez sur un des choix proposés à partir de la galerie de style de l’onglet Accueil. Vous constaterez qu’une mise en forme s’applique instantanément au paragraphe.

Bien entendu, vous pouvez personnaliser ces formats et surtout en créer à votre goût et selon l’image corporative de votre entreprise. Que ce soit pour de courts ou de longs textes, vous en sortirez gagnant en adoptant cette façon de mettre en forme vos documents.

Pour en savoir plus, visualisez les vidéos capsules Travailler avec les styles – Réorganiser les styles – Numéroter les styles de titre – Travailler les styles à partir du volet – Utiliser les styles de tableau – Insérer une table des matières