Aujourd’hui dans notre coin Fonctionnalité perdue nous vous parlons de partager un classeur Excel dans la version d’Office 2016. Cette fonctionnalité a disparu puisqu’il est maintenant possible de partager et de travailler en temps réel à partir de l’application web d’Excel avec un abonnement d’Office 365.
Le même partage peut aussi se faire avec l’application bureau, si votre classeur Excel est enregistré sur un espace de stockage OneDrive. Il vous sera alors possible d’indiquer l’adresse courriel de ou des personnes souhaitant travailler sur le classeur avec vous.
Bien que Microsoft indique qu’il est possible de travailler en temps réel dans un classeur par l’application bureau, kognos.pro vous conseille fortement d’utiliser l’application web qui est beaucoup plus performante. Nos tests nous ont démontré que de travailler avec l’application bureau engendrait des problèmes de suivi et de pertes de données.
Comment partager un classeur Excel si le classeur est enregistré sur le réseau de mon entreprise
Il faut d’abord ajouter le bouton disparu à la barre d’outils Accès rapide ou encore sur le ruban Révision.
Pour les abonnés sans forfait visualisez la capsule Personnaliser la barre d’outils Accès rapide du plan de formation Office – Niveau 1. Pour les abonnées avec forfait, visualisez la capsule Personnaliser les rubans de la bibliothèque de vidéos.
Le bouton se nomme Partager le classeur (hérité) et se trouve dans la catégorie Commandes non présentes sur le ruban. Il vous sera alors possible d’activer le partage du classeur (et ainsi permettre aux utilisateurs possédant des droits de lecture écriture dans l’espace de stockage du classeur partagé) d’éditer les données. Ajoutez aussi le bouton hérité Suivre les modifications, pour Accepter ou Refuser les modifications faites par les autres utilisateurs. Consultez le site web d’Office support pour plus de détails sur le suivi des modifications dans Excel.
Partager un classeur Excel et suivre les modifications externes à mon entreprise
Pour faire parvenir un classeur partagé à des personnes externes à votre organisation, ajoutez le bouton Envoyez pour révision comme précédemment. Excel vous demandera d’enregistrer en prenant en charge les modifications des réviseurs. Confirmez avec Oui et faites parvenir le courriel aux personnes concernées.
Le ou les réviseurs devront enregistrer leurs modifications avant de pouvoir vous retourner le classeur par courriel. Une fois de retour, enregistrez le classeur. Pour comparer, ouvrez le classeur d’origine et cliquez sur le bouton Comparaison et fusion de classeur (aussi à ajouter). Les cellules modifiées seront mises en surbrillance, vous n’aurez qu’à pointer pour visualiser le commentaire qui indique les modifications.
Utilisez l’outil Suivre les modifications pour accepter ou refuser les modifications. Une fois le tout terminé, désactivez le partage en cliquant sur le bouton Annuler le partage.
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