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Bonne pratique • 13 Juin 2019

Excel – 5 fonctions indispensables

Nous vous présentons, par le biais de fonctions indispensables, les bonnes pratiques à adopter pour travailler dans Excel. Voici donc cinq fonctions nécessaires et indispensables qui peuvent être utilisées dès maintenant.

Les 3 règles de base des calculs

Pour bien maitriser les fonctions de calculs dans Excel, il faut d’abord maitriser les priorités mathématiques. Oui cela date de loin, de l’école primaire en fait, mais il faut y revenir et se les rappeler.

Les voici donc :

  1. Les Parenthèses
  2. Les Exposants
  3. Les Multiplications et les Divisions (de la gauche vers la droite)
  4. Les Additions et les Soustractions (de la gauche vers la droite)

L’adressage absolu à l’aide de la clé clavier F4 évite l’incrémentation des formules lors de la recopie de celles-ci, un élément primordial lors de la création de formules!

Finalement, vous avez déjà cherché et cherché encore pour trouver pourquoi certaines formules ne balancent pas? C’est une question de décimales et de format. En effet, lorsque vous appliquez un format à une cellule, vous n’arrondissez pas le nombre au nombre de décimales vues à l’écran. En fait, vous les masquez tout simplement. Il faut alors activer la case à cocher Définir le calcul avec la précision au format affiché du menu Fichier, Options, Options avancées. Cette démarche permet à toutes les formules du classeur actif d’arrondir précisément selon le format que vous avez appliqué. Cette procédure sera à recommencer pour les autres classeurs.

Pour en savoir plus, visualisez les vidéos capsules Calculer et recopierAppliquer des adressages mixtes ou absolus et Qu’est-ce qu’Excel

Le SI, si simple

Cette fonction est sans conteste la grande vedette d’Excel. Elle permet toute sorte de possibilités et est très pratique quand vous connaissez certains de ses petits caprices.

Débuter la saisie des arguments en utilisant la boite de dialogue SI de la catégorie Logiques de la bibliothèque de fonctions intégrées d’Excel. Soit en cliquant sur le bouton Excel - Insérer une fonction Insérer une fonction de la barre de calcul ou en naviguant dans le ruban Formules groupe Bibliothèque de fonctions. Apprenez à les imbriquer les unes dans les autres à l’aide de la porte secrète située dans la zone nom qui se transforme pour l’occasion.

Pour en savoir plus, visualisez la vidéo capsule Calculer avec les fonctions logiques

La RECHERCHEV, rapide et efficace

La deuxième grande vedette d’Excel est très certainement la RechercheV ou VLookUp si vous préférez. Cette fonction permet de trouver dans un tableau externe des éléments afin d’éviter de retaper l’information. Elle est pratique et surtout elle évite les erreurs de frappe pour ne pas faire de répétitions inutiles! Il faut simplement avoir un élément unique pour que la formule puisse s’y référer : c’est-à-dire un nombre, un texte ou un mélange des deux. La fonction fera la recherche de cet élément unique dans la première colonne du tableau externe afin de ramener l’information de cette ligne selon le numéro de la colonne désirée. Cette fonction se trouve dans la Bibliothèque sous la catégorie Recherche et référence. Dans cette boite de dialogue, prenez soin de mettre votre tableau de référence en absolu pour ne pas l’incrémenter et aussi d’indiquer Faux à Valeur proche afin de trouver la valeur exacte dans le tableau de référence.

Pour en savoir plus, visualisez la vidéo capsule Trouver avec la fonction de recherche verticale

La SOMME.SI et le NB.SI, précision assurée

Additionner ou compter l’information contenue dans votre tableau en fonction d’un critère avec facilité et précision. Les fonctions de la catégorie Maths et trigonométrie pour la SOMME.SI et Statistiques pour NB.SI de la Bibliothèque vous permettront d’effectuer cette recherche de critère unique.

Pour en savoir plus, visualisez les vidéos capsules Calculer avec les fonctions maths et trigonométrie et Calculer avec les fonctions de statistiques nombres

La SOMME.SI.ENS et le NB.SI.ENS, allez les conditions

Tout comme les fonctions précédentes, le .ENS permet de faire le même travail, mais en considérant plusieurs critères de recherche. Vous les retrouverez sous les mêmes catégories dans la Bibliothèque.

Pour en savoir plus, visualisez les vidéos capsules Calculer avec les fonctions maths et trigonométrie et Calculer avec les fonctions de statistiques nombres

 

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