Vous partez en vacances? Avant de partir, deux actions importantes sont à prendre dans votre Outlook. Vous connaissez sûrement la première, soit activer la Réponse automatique pour aviser vos correspondants de votre absence. Mais la deuxième est tout aussi importante. Il s’agit de l’inscrire dans votre calendrier afin d’indiquer que vous n’êtes pas disponible durant cette période.
Partez en vacances – Réponses automatiques pour les courriels
Cette fonction vous permet d’inscrire votre date de départ et votre date de retour . D’ailleurs, en matière de nétiquette (éthique professionnelle) vous devriez toujours activer cette fonction lorsque vous êtes non disponible ou que vous êtes en réunion.
Vous trouverez cette fonction dans l’onglet Fichier / Réponses automatiques (absence du bureau).
Partez en vacances – Absent du bureau pour les disponibilités
Les options Ouvrir un calendrier et Assistant planification sont deux fonctions qui permettent de consulter vos disponibilités lorsque vous êtes en entreprise. Pour en savoir plus, visualisez la capsule vidéo Planifier une réunion.
Toutefois, rassurez-vous! Vos collègues verront les plages horaires où vous êtes occupés, mais ne verront pas la nature de vos rendez-vous. À moins que vous ayez donné des accès à votre calendrier à d’autres personnes, le tout restera confidentiel.
Il serait donc judicieux d’ajouter dans votre calendrier un évènement (rendez-vous avec l’option Journée entière de cochée) avec le statut Absent du bureau.
On sait très bien que ce n’est pas pour vous rappeler que vous serez en vacances durant cette période mais bien pour aviser vos collègues de ne pas vous convoquer à une rencontre durant cette période.
Maintenant profitez bien de vos vacances 😊.
Pour nos abonnés avec forfait, visualisez les capsules vidéos Planifier une réponse automatique et Créer un rendez-vous pour en connaître davantage.
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